Ada setidaknya dua fakta mencengangkan dari sebuah mini-Survey yang diadakan pada tahun 2008-2010 dengan responden peserta pelatihan Pembuatan/ Penulisan Prosedur. Salah satu hasil survey yang mencengangkan tersebut adalah bahwa 90% penyusun Prosedur yang sudah membuat bertahun-tahun tidak terlatih! Hal inilah yang membuat Prosedur ditempat kerja menjadi counter-productive dan seringkali hanya berfungsi menjadi arsip.
SOP tidak sama dengan Prosedur, apabila Prosedur dibuat oleh pihak independen berdasar asas top-down, SOP dibuat melalui kesepakatan antara penulis, pihak manajemen dan pengguna (3 pihak). Salah satu penyebab SOP tidak berfungsi semestinya adalah karena dibuat dengan tanpa melibatkan pengguna.
Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari a) sejauhmana ia digunakan dan memberi nilai tambah b) sejauhmana ia digunakan dan dapat menyamakan persepsi antar bagian/departemen c) sejauhmana ia dapat berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses. Apabila SOP ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan membuat ulang SOP yang ada.
Dengan fenomena ini, apabila Organisasi/perusahaan memerlukan Prosedur, dibututuhkan pemahaman yang tepat mengenai apa itu Prosedur, Mengapa perlu Prosedur, dan bagaimana Membuatnya, khususnya yang sesuai dengan persyaratan nasional (POJK, PBI) dan International (ISO 9000, Sarbane Oxley, Bursa saham Internasional, dll)
Program Objectives:
Pelatihan ini melengkapi peserta dengan pemahaman dan keterampilan menyusun Prosedur baik secara umum-maupun Prosedur berbasis regulasi untuk Perbankan.
Program overviews:
- Apakah yang dikatakan oleh Lembaga standar dunia tentang Prosedur?
- Apakah yang dikatakan BI/OJK tentang Prosedur?
- Bagaimana mengantisipasi Prosedur yang dinamis oleh karena Peraturan Bank Indonesia yang sering bertambah dan berubah,
- Bagaimana membuat hirarki dokumen dari PBI/POJK, Buku Pedoman hingga Prosedur dan Instruksi kerja?
- Bagaimana merubah fungsi SOP sebagai alat pandu menjadi alat kendali?
- Bagaimana membuat SOP dengan dua macam profil pengguna (Pemula dan Ahli)?
- Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Risk Management, Key Performance Indicator dan Service Level Agreement?
Agenda:
- Filosofi Prosedur dan evolusinya,
- Istilah dan definisi: Apa bedanya Prosedur dengan SOP, Istruksi Kerja, Pedoman Kerja, Protap, Juklak, Juknis, User/operating manual dll?
Membedakan antara Kebijakan dan Prosedur (What to do dan How to do)—termasuk Pedoman, Ketentuan dan Panduan, - Hirarki dokumen dari POJK/PBI hingga rikod,
- Peta proses bisnis sebagai fondasi penyusunan Prosedur masakini,
- Anatomi Prosedur, termasuk Elemen, Atribut dan Format, dan bagaimana menuliskan isi Pendahuluan, Tujuan, Cakupan, Pengendalian, Pengawasan dll,
- Metoda dan teknik menyusun Prosedur berbasis Proses dan berbasis Regulasi,
- Dua elemen penting Prosedur: Ketentuan dan Langkah Prosedur,
- Bagaimana membuat SOP dengan dua macam profil pengguna (Pemula dan Ahli)?
- Mendokumentasikan Prosedur menggunakan Diagaram alir (Flowcharts),
- Bagaimana merubah fungsi SOP sebagai alat pandu menjadi alat pandu dan alat ukur, alat kendali, alat audit, alat reward and punish?
- Bagaimana mengantisipasi Kebijakan dan Prosedur yang dinamis oleh karena Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Bank Indonesia yang sering bertambah dan berubah?
- Mengintegrasikan SOP dengan Risk Management, Key Performance Indicator dan Service Level Agreement,
- Mengendalikan Prosedur dengan Document control dan Master lists, Bilamana SOP diberi tanda (distempel) ”Controlled”, ”Uncontrolled”, ”Archived” atau ”Obsolete”?
- Membuat Kebijakan dan Pedoman penyusunan Prosedur.
Specialties: Program kustomisasi, menggunakan studi kasus ICBC.
Methods: Teori 25 % Latihan praktik 75%
Lokakarya:
Membuat Peta proses bisnis,
Membuat Prosedur umum Kepegawaian,
Membuat Prosedur umum Perbankan,
Membuat Pedoman penyusunan Prosedur.
Deliverables:
- Ilmu dan pengetahuan,
- Buku pelatihan,
- Softfile latihan,
- Prosedur penyusunan Prosedur
- Sertifikat.